Individuelle KI-Lösungen - Eine Fallstudie

Die Annahme, dass individuelle KI-Lösungen nur Großkonzerne voranbringen, ist weit verbreitet – dabei können maßgeschneiderte KI Lösungen gerade für den Mittelstand zum echten Gamechanger werden. Immer mehr Unternehmen möchten KI nutzen, stehen jedoch vor der Frage, ob eine klassische SaaS-Lösung (Software as a Service) oder eine individuelle KI-Eigenentwicklung der bessere Weg ist.

Unternehmen verbringen oft Wochen mit der Evaluation verschiedener Software-Tools und stoßen am Ende doch auf dieselben Probleme:

• Kostenexplosion: Hohe Lizenzgebühren und Pay-per-User-Modelle, die schnell ins Geld gehen.
• Unpassende Funktionen: 80 % der Features werden gar nicht gebraucht, während wichtige Bausteine fehlen.
• Zeitintensive Recherche: Tonnenweise Test-Accounts, Demotermine und endlose Vergleichstabellen, nur um später festzustellen, dass das Tool doch nicht wie erhofft passt.

Eine Alternative bietet sich in der Entwicklung maßgeschneiderter KI Lösungen. Die klassische Frage 'Kaufen oder selbst entwickeln?' hat durch KI-augmentierte Entwicklungstools und Workflows eine völlig neue Bedeutung gewonnen. Fertige SaaS-Lösungen locken zwar mit sofortiger Einsatzbereitschaft, doch die Eigenentwicklung ist heute dank KI Lösungen und modernen Entwicklungswerkzeugen eine realistische Option geworden.

Abseits von generischem Outreach

Die Analyse neuer Leads ist zeitraubende Handarbeit. Stunden verbringt man damit, Websiten zu analysieren, LinkedIn-Profile zu durchforsten und Geschäftsberichte zu studieren. Nur um grundlegende Fragen zu beantworten: Was macht das Unternehmen eigentlich genau? Wo liegen die Überschneidungen mit unseren Lösungen? Können wir hier echten Mehrwert bieten?

Die übliche Lösung? CRM-Systeme und Lead-Datenbanken sind hervorragend in der Kontaktverwaltung, aber die entscheidenden Fragen bleiben offen: Wo können wir echten Mehrwert schaffen? Wie gut passen unsere Lösungen zu den spezifischen Herausforderungen des Unternehmens? In Erstgesprächen stellt sich dann oft heraus, dass die Überschneidungen geringer sind als erhofft. Uns geht es aber darum, genau den Unternehmen zu helfen, bei denen unsere Expertise den größten Unterschied macht.

Vom Google Sheet zur KI-Eigenentwicklung

Wir brauchten eine Lösung, um Leads effizient zu qualifizieren – ohne stundenlang Websites und LinkedIn-Profile durchforsten zu müssen. Als die Google-Sheets Liste wuchs, wurde dieser Prozess unhaltbar. Der Umstieg auf Attio als CRM brachte zwar Erleichterung bei der Kontaktverwaltung - aber das eigentliche Problem blieb: Das Finden und Qualifizieren von Leads verschlang weiterhin kostbare Zeit. Unsere Entscheidung war schnell getroffen: Als Automatisierungsexperten wussten wir, dass wir dieses Problem am besten selbst lösen. Anstatt weitere Zeit in die Evaluierung externer Tools zu stecken, starteten wir direkt mit der Entwicklung von "Kawa" – unserem internen Lead-Discovery-Tool.

Wir brauchten ein System, das:

• automatisch die Geschäftsmodelle potenzieller Kunden durchleuchtet
• präzise Überschneidungen mit unseren Lösungen identifiziert
• frühzeitig einschätzt, ob echter Mehrwert geschafft werden kann

Diese Lösung wäre nicht nur ein enormer Zeitgewinn, sondern würde auch den Kundenerfolg steigern – weil wir uns auf genau die Unternehmen konzentrieren können, bei denen wir tatsächlich den größten Unterschied machen."

Was kann unser Tool?

1. Import von Leads

Leads in "Kawa" haben eine definierte Struktur. Dadurch können sie aus beliebigen Quellen importiert werden. In unserem Fall verwenden wir die Google Places API um Unternehmen in ausgewählten Branchen zu importieren.

2. Intelligente URL-Auswahl

Im Gegensatz zu generischen Crawlern, die wahllos alles scannen, kann unser System:

• relevante Seiten priorisieren (Über uns, Dienstleistungen, Team-Seiten)
• branchenspezifische Inhalte identifizieren
• Crawling-Muster basierend auf der Website-Struktur anpassen
• sich auf Inhalte konzentrieren, die geschäftliche Herausforderungen und Chancen aufzeigen

3. Anpassbare KI Prompts

Die eigentliche "Magie" steckt in unserer KI-Pipeline:

• Kontextbewusste Prompts
• Flexible Prompt-Templates, die sich an verschiedene Unternehmenstypen und Dienstleistungen anpassen
• Mehrstufige Analyse
• Einbindung branchenspezifischen Wissens in die Analyse

4. Maßgeschneiderte Proposals

Statt generischer Templates bietet unser System:

• Identifikation spezifischer Schmerzpunkte im Zielunternehmen
• Abstimmung unserer Dienstleistungen auf tatsächliche Bedürfnisse
• Generierung von Angeboten in Branchensprache

"Kawa" in Aktion

Maßgeschneiderte KI statt Standard-Software

1. Perfekte Workflow-Integration

• Passt exakt zu unserem Vertriebsprozess
• Eliminiert doppelte Dateneingaben
• Automatisiert wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben
• Liefert genau die Informationen, die wir brauchen, wenn wir sie brauchen

Ein weiterer Punkt der mit fortschreitender KI-Integration wichtiger und wichtiger wird: Kontrolle über Datenformat und Datenqualität. So können Informationen intern zentralisiert und damit ideal für künftige Daten-Pipelines und KI-Automatisierungen vorbereitet werden.

2. Datenkontrolle und Datenschutz

• Vollständige Kontrolle über die Datenverarbeitung
• Keine Weitergabe sensibler Informationen an Dritte
• Individuelle Aufbewahrungsrichtlinien
• Einhaltung spezifischer regulatorischer Anforderungen (falls notwendig)

3. Kostenoptimierung

• Bezahlung nach tatsächlicher Nutzung, nicht pro Arbeitsplatz oder pauschale
• Optimierung der KI-Modellauswahl je nach Aufgabe, e.g.:
  • Kostengünstiges Modell das zur Ausgabe von strukturierten Daten Optimiert ist für die Bestimmung von relevanten URLs: OpenAI o3-mini
  • Teureres aber für Schreibaufgaben optimiertes Modell zur Erstellung der Zusammenfassung. Beispielsweise:
    • o1
    • deepseek r1
    • claude 3.5 sonnet
• Skalierung der Ressourcen nach Bedarf
• Eliminierung überflüssiger Funktionen:

Es werden lediglich die tatsächlichen Anfragen an die KI-Modelle gezahlt. Keinerlei unbenutzte Funktionen werden mitgetragen.

Beispiel: Nutzen wir "Kawa" für eine Woche nicht, entstehen keinerlei Kosten.

4. Wettbewerbsvorteil

• Starke Tools sprechen sich schnell herum, Software Lösungen können einfach "nachgekauft" werden
• Schnellere Iteration bei neuen Features von KI-Modellen
• Bessere Ausrichtung an die Geschäftsstrategie
• Proprietäres geistiges Eigentum, das Geschäftswert schafft

5. KI-Modell-Flexibilität

• Anbieterwechsel ohne Workflow-Unterbrechung
• Optimierung von Kosten vs. Leistung
• Implementierung individueller Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien

Worauf muss ich achten?

Genauso wie bei SaaS kann man sich bei Individualentwicklungen schnell in einer Feature-Falle wiederfinden. Entwickeln Sie nicht blind drauflos, sondern fokussieren Sie sich auf Ihre Kernbedürfnisse. Das Ziel ist schließlich, Zeit und Geld einzusparen – und nicht in aufgeblasene Funktionalität zu investieren.

Überlegen Sie sich, welche Ihrer Arbeitsabläufe sich am ehesten durch eine KI-gestützte Eigenentwicklung optimieren lassen. Prüfen Sie dann, ob ein schlanker Prototyp – ähnlich wie unser "Kawa"-Ansatz – die entscheidenden Engpässe beseitigen kann. Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, vereinbaren Sie gerne ein Gespräch mit uns. Gemeinsam finden wir heraus, ob eine maßgeschneiderte KI-Lösung für Sie Sinn macht – oder ob eines der bestehenden SaaS-Tools vielleicht bereits ausreicht.

Wie sieht das konkret aus? Ein Beispiel aus unserer Praxis: Für das Customer Relationship Management setzen wir weiterhin auf Attio. Eine Eigenentwicklung würde hier keinen strategischen Mehrwert bringen. Stattdessen planen wir eine API-Integration, um Daten aus "Kawa" direkt in Attio zu übernehmen - das beste aus beiden Welten.

Quick Win

Bevor Sie Tausende Euro in ein individuell entwickeltes System investieren, skizzieren Sie zunächst Ihren Prozess:

• Welche Informationen benötigen Sie wirklich?
• Welche Schritte wiederholen sich ständig?
• Welche Arbeitsabläufe kosten besonders viel Zeit/Geld?

Bereits einfache Automatisierungs-Skripte (z.B. KI-Prompts zur URL-Analyse) können hier spürbar Kosten einsparen.

Fazit

Die Debatte "Kaufen oder selbst entwickeln?" ist längst nicht mehr nur eine Frage der Ressourcen. Dank KI-Entwicklungstools wird Individualentwicklung zur realen, kosteneffizienten Option – und bietet unschätzbare Wettbewerbsvorteile. Standard-Software ist nach wie vor sinnvoll, solange Ihre Prozesse passgenau abdeckt werden. Doch dort, wo es auf Individualität und spezifische Integration ankommt, kann eine maßgeschneiderte KI Lösung wie "Kawa" den entscheidenden Unterschied machen.

Während Standard-Software für viele Bereiche eine hervorragende Wahl bleibt, haben KI und moderne Entwicklungstools die Eigenentwicklung in strategisch wichtigen Bereichen zu einer praktikablen Option gemacht. Der Schlüssel liegt darin, genau zu erkennen, wo Individualität einen spürbaren Vorteil verschafft.

Zusätzlich gilt: Eine zentrale, qualitativ hochwertige Datenbasis wird immer wichtiger, um zukünftig KI- und ML-Anwendungen effizient zu nutzen. Wenn Sie jetzt beginnen, Ihre Datenquellen zu harmonisieren, legen Sie das Fundament für nachhaltiges Wachstum und verschaffen sich einen echten Future-Proof in einer Welt, in der datenbasierte Prozesse mehr denn je über Erfolg oder Stillstand entscheiden.

Unsicher, wie Sie starten sollen?

Die Entscheidung zwischen Standard-Software und maßgeschneiderten KI Lösungen ist komplex und oft der erste Schritt in Richtung langfristiger AI-Integration.

Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse durch individuelle KI Integration langfristig zu optimieren und zukunftssicher zu machen.